|
Добрый день, Дорогие Друзья!
Вчера вечером, перечитывая нашу с Вами переписку, а также мои письма нашим партнерам и рекламодателям, я неожиданно задумалась о том, а на какое количество моих писем я получаю ответ максимально быстро? А на какое ответы запаздывают? Сведя дебет с кредитом, я пришла к выводу, что быстрые ответы я получаю значительно чаще. Однако так у меня было не всегда. Я помню, как в нашей школе вменили нам в обязанность собирать электронные адреса родителей и приглашать последних в школу по электронной почте. Администрация, узнав о функции электронной почты «Подтвердить получение письма», но не зная, что подтверждение приходит только с согласия получателя;-), хотела таким образом иметь гарантированное доказательство ознакомления родителей, к примеру, с вызовом на собрание. И вот мы писали… А в ответ была тишина… Постепенно все вернулись к сотовым телефонам и SMS, а я все же смогла добиться того, что мне на e-mail отвечали почти все родители, имевшие электронные адреса. Как я этого добилась? Почитав литературу и проанализировав свой опыт, я стала придерживаться ряда правил e-mail-переписки. Уверена, они могут быть полезны и Вам!
1. По результатам исследования McKinsey and Company, организованному 7 лет назад, среднестатистический офисный сотрудник тратит до 30% своей работы на переписку по e-mail. Чтобы учитель не превратился в подобный «офисный планктон», ему стоит правильно организовать работу с почтой: упорядочить свои подписки, наладить систему контактов, установить спам-фильтры.
2. Помимо этого, необходимо, чтобы письма, которые пишите Вы, не содержали лишней информации. Мы всегда уверены, что более длинный ответ сморится более убедительным и не вызывает лишних вопросов у получателя. Но мы достигаем эффекта обратного: такое послание не вызывает обычно у получателя желания принять моментальное решение и потому наверняка будет без ответа.
3. Стоит писать имейлы из 5 предложений, поскольку исследования доказали, что письма именно такой длины максимально эффективны. Почему именно пять? Считается, что в письме нужно ответить на 5 вопросов:
- Кто Вы такой?
- Чего Вы хотите от получателя?
- Чем получатель имейла сможет помочь Вам?
- Почему он должен сделать то, о чем Вы его просите?
- Какой следующий шаг нужно предпринять?
Краткие ответы на данные вопросы дадут возможность адресату сразу же решить, что он должен делать, и потому он быстрее отреагирует на Ваше письмо.
Успешный бизнесмен Гай Кавасаки не случайно считает, что «хорошее электронное письмо — это компромисс между лаконичностью и вежливостью. Имейл менее чем из пяти предложений сморится отрывистым и грубым, однако письма более длинные — лишь пустая потеря времени».
4. Еще стоит проверять свои письма на их «психологический фон». К слову, как это делать, учит книга моего коллеги М.Б. Солодкого, приобрести которую можно в нашем Магазине. Настоятельно рекомендую: я очень многое почерпнула из этой книги!
Желаю Вам приятной переписки!
Материал скачан:
Об авторе: Смехова Людмила Владимировна, учитель высшей категории, Почетный Магистр проекта, администратор НМП "Методичка.орг" по методической работе.
Для цитирования (ГОСТ): Смехова, Л.В. КАК УЧИТЕЛЮ ПИСАТЬ ПИСЬМА? // Живой журнал Методичка (НМП "Методичка.орг"). URL: http://www.metodichka.org/news/kak_uchitelju_pisat_pisma/2015-10-24-384 (дата обращения: ).
|
